Робота з касовими апаратами

Касовий апарат. У малого бізнесу , що звикли до готівкового розрахунку, перехід на готівку може викликати багато питань. В основному включають: що робить каса, як самостійно освоїти та навчити співробітників. Відповіді на ці інші питання читайте у цій статті.

Який касовий апарат краще використовувати

Власники малого бізнесу найчастіше використовують три типи касових апаратів: 

• автономне обладнання;
• "розумний" термінал;
• фінансовий реєстратор або принтер чеків.

Що вони мають спільного і чим вони відрізняються? Автономний пристрій є простим касовим апаратом, що складається з декількох модулів: каси, інтернет-модуля і принтера чеків. Вони надсилають дані до податкових органів і видають чеки. Цей тип обладнання найкраще підходить для невеликих роздрібних магазинів.

«Розумний» термінал — це складний пристрій, планшет із сенсорним екраном. Він оснащений складним програмним забезпеченням, що дозволяє створювати замовлення, інтегруватися з програмами інвентаризації, систематизувати та контролювати роботу ваших співробітників. Підходить для громадського харчування та мережевих роздрібних магазинів.

Підприємців, звільнених від обов'язкового використання касових апаратів, цікавить, чи можна використовувати касовий апарат як принтер і не більше. Для цього підійде фіскальний реєстратор, який друкує лише чеки. Щоб використовувати їх як касові апарати, їх необхідно підключити до комп'ютера.

Основні правила користування касовим апаратом

• До роботи з касою допускаються лише співробітники, які уклали з власником договір матеріальної відповідальності;
• Перед початком використання касового апарату слід уважно прочитати інструкцію з експлуатації;
• Наприкінці кожного робочого дня необхідно обнулити дані каси та зняти заробіток;
• Перед початком використання пристрою необхідно перевірити всі налаштування. Докладніше про це ми розповімо нижче.
• Необхідно вносити дані до касової книги, де фіксуються всі касові операції.
• З касовими апаратами працюють як працівники вестибюлю (касири, продавці), так і старші співробітники (контролери, менеджери, власники).
   

Що входить до обов'язків керівництва щодо роботи з касовим апаратом? 

В обов'язки працівника на вакантом місці входить контроль розрахунків з готівкою, контроль персоналу за належною роботою касових апаратів та ведення обліку касових операцій. Точніше, менеджер робить таке:

1. Навчити співробітників працювати з касовим апаратом;
2. Займався програмуванням касової системи;
3. Вносити дані до облікової книги під своїм підписом та брати участь у веденні та обліку касових ордерів;
4. Фіксує початок роботи касових апаратів;
5. Фіксує початок нової контрольної стрічки;
6. Забезпечити витратні матеріали тощо для обладнання.
7. вести облік витратних матеріалів, витратних та прибуткових ордерів. 
    

Що входить до обов'язків відповідального персоналу щодо роботи з касовим апаратом? 

Як згадувалося раніше, касири-продавці є особами, пов'язаними матеріальною відповідальністю. Нестача касових апаратів чи робота касового устаткування з порушенням договору стає власною проблемою працівника. Тому співробітники повинні «володіти» касовим апаратом, виконувати свої обов'язки грамотно та акуратно:

1. Здійснювати грошові операції; 
2. Участь у веденні та обліку касових файлів;
3. Тримайте гроші у безпеці на касі;
4. Перевірити кількість готівки на касі;
5. Розрахунок готівкою на початку та наприкінці робочого дня.
    

Підготовка до проведення касових операцій 

Етап використання касового апарату можна умовно поділити на етап підготовки та поточний етап. Коротко розглянемо кожен із них.

Для початку потрібно перевірити справність пристрою та цілісність корпусу. Далі – встановити пристрій у зручному місці та підключити до розетки.

Після цього – зареєструйте касира та адміністратора у програмі пристрою та приступайте до програмування самої системи.

Програмування — це занесення в пам'ять пристрою різних параметрів, що дозволяють настроїти пристрій на різні

Форма організації торгівлі. Введіть дані за допомогою пристрою або клавіатури на комп'ютері.

Наприклад, можна вибрати та запрограмувати нові коди товарів (послуг), найменування, встановити ціни,тдели, товарні та податкові групи, товарний запас.

Процес програмування пристрою докладно описаний у його інструкції.

Касові операції протягом дня

Протягом дня продавець, який виконує функції касира, здійснює розрахункові операції шляхом друкування чеків та видачі чеків покупцям та споживачам послуг. Крім того, співробітники можуть:

• Формування так званих Х-звітів, що дозволяють контролювати та порівнювати суму в касі з чеком;
• Поповнити запас "розміну". Гроші оформлюються як «службовий внесок» у касі;
• Проводити інкасацію у разі потреби.

Кінець зміни

Після закінчення зміни відповідальний співробітник проводить звітні операції:

• створюється так званий Z-звіт. (У вигляді чека). Податківцям це необхідно для контролю. Докладніше про процес формування читайте в інструкції до касового апарату;
• вклеїти звіт до бухгалтерських книг;
• проводить інкасацію;
• закрити касу. За інструкцією слід повністю відключити пристрій від джерела живлення.

Пам'ятайте, що будь-яка касова операція, яка не вказана в інструкції, суворо заборонена. Будь-яка несправність обладнання – привід для звернення до фахівця, який має досвід та кваліфікацію у використанні такого обладнання. І найголовніше – вибирайте якісні касові апарати у сертифікованих продавців, на яких поширюється гарантія. Тому компанія УкрВесу реалізує лише ті моделі ККМ, які пройшли державну сертифікацію та перевірені сотнями власників бізнесу.