Работа с кассовыми аппаратами

Кассовый аппарат. У малого бизнеса, привыкшего к наличному расчету, переход на наличный расчет может вызвать много вопросов. В основном включают: что делает касса, как самостоятельно освоить и обучить сотрудников. Ответы на эти другие вопросы - читайте в этой статье.

Какой кассовый аппарат лучше использовать

Владельцы малого бизнеса чаще всего используют три типа кассовых аппаратов:

• автономное оборудование;
• "умный" терминал;
• финансовый регистратор или принтер чеков.

Что у них общего и чем они отличаются? Автономное устройство представляет собой простой кассовый аппарат, состоящий из нескольких модулей: кассы, интернет-модуля и принтера чеков. Они отправляют данные в налоговые органы и выдают чеки. Этот тип оборудования лучше всего подходит для небольших розничных магазинов.

«Умный» терминал — это сложное устройство, планшет с сенсорным экраном. Он оснащен сложным программным обеспечением, позволяющим создавать заказы, интегрироваться с программами инвентаризации, систематизировать и контролировать работу ваших сотрудников. Подходит для общепита и сетевых розничных магазинов.

Предпринимателей, освобожденных от обязательного использования кассовых аппаратов, интересует, можно ли использовать кассовый аппарат как принтер и не более того. Для этого подойдет фискальный регистратор, который печатает только чеки. Чтобы использовать их в качестве кассовых аппаратов, их необходимо подключить к компьютеру.

Основные правила пользования кассовым аппаратом

• К работе с кассой допускаются только сотрудники, заключившие с собственником договор материальной ответственности;
• Перед началом использования кассового аппарата следует внимательно прочитать инструкцию по эксплуатации;
• В конце каждого рабочего дня необходимо обнулить данные кассы и снять заработок;
• Перед началом использования устройства необходимо проверить все настройки. Подробнее об этом мы расскажем ниже.
• Необходимо вносить данные в кассовую книгу, где фиксируются все кассовые операции.
• С кассовыми аппаратами работают как работники вестибюля (кассиры, продавцы), так и старшие сотрудники (контролеры, менеджеры, владельцы).
   

Что входит в обязанности руководства относительно работы с кассовым аппаратом? 

В обязанности работника на вакантом месте входит контроль расчетов с наличностью, контроль персонала за надлежащей работой кассовых аппаратов и ведение учета кассовых операций. Точнее, менеджер делает следующее:

1. Обучить сотрудников работе с кассовым аппаратом;
2. Занимался программированием кассовой системы;
3. Вносить данные в учетную книгу под своей подписью и участвовать в ведении и учете кассовых ордеров;
4. Фиксирует начало работы кассовых аппаратов;
5. Фиксирует начало новой контрольной ленты;
6. Обеспечить расходные материалы и т. д. для оборудования.
7. вести учет расходных материалов, расходных и приходных ордеров. 
    

Что входит в обязанности ответственного персонала относительно работы с кассовым аппаратом? 

Как упоминалось ранее, кассиры-продавцы являются лицами, связанными материальной ответственностью. Нехватка кассовых аппаратов или работа кассового оборудования с нарушением договора становится собственной проблемой работника. Поэтому сотрудники должны «владеть» кассовым аппаратом, выполнять свои обязанности грамотно и аккуратно:

1. Совершать денежные операции; 
2. Участие в ведении и учете кассовых файлов;
3. Держите деньги в безопасности на кассе;
4. Проверить количество наличных на кассе;
5. Расчет наличными в начале и конце рабочего дня.
    

Подготовка к проведению кассовых операций 

Этап использования кассового аппарата можно условно разделить на этап подготовки и текущий этап. Кратко рассмотрим каждый из них.

Для начала нужно проверить исправность устройства и целостность корпуса. Далее – установить устройство в удобном месте и подключить к розетке.

После этого - зарегистрируйте кассира и администратора в программе устройства и приступайте к программированию самой системы.

Программирование — это занесение в память устройства различных параметров, позволяющих настроить устройство на различные

Форма торговой организации. Введите данные с помощью самого устройства или клавиатуры на компьютере.

Например, можно выбрать и запрограммировать новые коды товаров (услуг), наименования, установить цены, отделы, товарные и налоговые группы, товарный запас.

Процесс программирования устройства подробно описан в его инструкции.

Кассовые операции, проводимые в течение дня

В течение дня продавец, выполняющий функции кассира, осуществляет расчетные операции путем печатания чеков и выдачи чеков покупателям и потребителям услуг. Кроме того, сотрудники могут:

• Формирование так называемых Х-отчетов, позволяющих контролировать и сравнивать сумму в кассе с чеком;
• Пополнить запас "размена". Деньги оформляются как «служебный взнос» в кассе;
• Проводить инкассацию в случае необходимости.

Конец смены

По окончании смены ответственный сотрудник проводит отчетные операции:

• создается так называемый Z-отчет. (в виде чека). Налоговикам это нужно для контроля. Подробнее о процессе его формирования читайте в инструкции к кассовому аппарату;
• вклеить отчет в бухгалтерские книги;
• проводит инкассацию;
• закрыть кассу. По инструкции следует полностью отключить устройство от источника питания.

Помните, что любая кассовая операция, не указанная в инструкции, строго запрещена. Любая неисправность оборудования – повод для обращения к специалисту, имеющему опыт и квалификацию в использовании такого оборудования. И самое главное – выбирайте качественные кассовые аппараты у сертифицированных продавцов, на которых распространяется гарантия. Поэтому компания УкрВеса реализует только те модели ККМ, которые прошли государственную сертификацию и проверены сотнями владельцев бизнеса.